เก็บเอกสารบัญชีจะต้องมีแฟ้มอะไรบ้าง

แฟ้มเอกสารทางบัญชี คือ แฟ้มสำหรับเก็บเอกสารสำคัญเกี่ยวข้องกับงานบัญชี ซึ่งมีความจำเป็นต่อกิจการเป็นอย่างมาก นักบัญชีมักจะต้องข้องเกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้อยู่เสมอ แฟ้มเหล่านี้จะเก็บรวบรวมและคัดแยกเอกสารไว้เป็นหมวดหมู่ ข้อดีของมัน คือ จะช่วยให้ง่ายต่อการลงบัญชี ง่ายต่อการค้นหา หยิบไปใช้ได้อย่างสะดวก รวดเร็วมากยิ่งขึ้น ซึ่งถ้าจัดเอกสารทางบัญชีตามแฟ้มเหล่านี้แล้ว จะทำงานได้ง่ายขึ้นมากทีเดียว

1. แฟ้มใบกำกับภาษีขาย

จัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงเลขที่ใบทำกับน้อยอยู่ข้างล่าง และให้เลขที่มากอยู่ข้างบน โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ

2. แฟ้มใบกำกับภาษีซื้อ

จัดเรียงตามวันที่

3. แฟ้มใบสำคัญจ่าย

จัดทำแฟมใบสำคัญจ่ายเฉพาะรายการที่เป็นรายการจ่ายเช็คตั้งแต่ยอดเงิน 1,000 บาทขึ้นไป โดยมีเอกสารหลักฐานในใบสำคัญจ่ายแต่ละใบ ดังนี้คือ

1. ใบวางบิล โดยมีรายละเอียดของ

• เลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ที่จะทำการจ่าย
• มียอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด
• ลายเซ็นต์ผู้รับวางบิล-ผู้วางบิล
• ผู้อนุมัติการวางบิล
• วันที่รับวางบิล
• วันที่วางบิล

2. ใบขอซื้อ แนบโดยมีรายละเอียดของ

• รายการสินค้า
• จำนวน
• ราคา/หน่วย
• ราคารวม
• ยอดรวมทั้งหมดของใบขอซื้อแต่ละใบ
• ลายเซ็นผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

3. ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี มีรายละเอียด

• เลขที่
• วันที่
• รายการ
• จำนวน
• ราคา/หน่วย
• ยอดรวมทั้งหมดของใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
• ลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

4. แฟ้มใบสำคัญรับ

จัดทำแฟ้มใบสำคัญรับไม่ว่าจะรับเป็นเช็คหรือเงินสด โดยแต่ละใบสำคัญรับจะมีเอกสารหลักฐานในการจัดทำดังนี้คือ

1. สำเนาใบรับวางบิล ที่ไปวางบิลกับลูกค้าโดยจะมีรายละเอียดของ

• วันที่วางบิล
• เลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีขาย
• ยอดเงินของบิลแต่ละใบ
• ผู้วางบิล
• ผู้รับวางบิล
• ลายเซ็นผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

2. ใบทวงหนี้หรือใบกำกับภาษีขาย โดยจะเป็น

• ยอดรายการสินค้า
• ราคา/หน่วย
• ยอดรวมของบิลแต่ละใบ
• ลายเซ็นผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

3. ใบขอซื้อจากทางผู้ซื้อ

4. ใบเสร็จรับเงิน

5. แฟ้มเงินสดย่อย

จัดทำแฟ้มเงินสดย่อยโดยจัดตั้งวงเงินสดย่อยตามความเห็นชอบของกรรมการผู้มีอำนาจ โดยการเบิกจ่ายแต่ละครั้งตั้งแต่ 500 บาทต่อครั้ง แต่ไม่เกิน 1,000 บาท โดยให้มีการจัดทำ ใบเบิกพร้อมทั้งให้มีลายเซ็นอนุมัติก่อนที่จะนำมาเบิกกับทางบัญชี

*หมายเหตุ โดยเอกสารแต่ละใบในแฟ้มเงินสดย่อยต้องมีเอกสารประกอบดังนี้

1.ใบเสร็จการขอซื้อแต่ละครั้ง

2.ใบขอเบิกเงิน มีลายเซ็นผู้ขอเบิก

วัตถุประสงค์ที่เบิกและผู้อนุมัติ

(กรณีไม่มีใบเสร็จให้แนบบัตรประชาชนผู้เบิก พร้อมลายเซ็นต์การอนุมัติจากผู้บริหารหรือจะพิจารณาเป็นรายๆไป)

6. แฟ้มรายวันทั่วไป

เป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับ

1.การโอนเงินระหว่างธนาคาร

2.การถอนเงินระหว่างธนาคาร

3.การฝากเงินเข้า

4.การรับเงนจากกรรมการ

5.เงินยืมกรรมการ

6.รายการปรับปรุงค้างจ่าย,ค้างเบิก

7. แฟ้มสำรองรอวางบิล (เราผู้ขาย) - กรณียังไม่ได้ไปวางบิล

เอกสารที่เตรียมทำวางบิล

• ใบสำเนาภาษีขายถ่ายแนบแยกแต่ละบริษัท
• ใบสั่งซื้อจากลูกค้า

*ยอดเงินยังไม่ถึง เอกสารยังไม่ครบตามจำนวนที่จะวางบิล

8. แฟ้มสำรองรับวางบิล (เราผู้ซื้อ) - กรณียังไม่ได้รับใบวางบิล

เอกสารที่เตรียมทำรับวางบิล

• ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี
• ใบขอซื้อจากบริษัทเรา
• ใบสั่งซื้อจากบริษัทเรา

*ยอดเงินยังไม่ถึงงวดจ่าย เอกสารยังไม่ครบ,เอกสารยังไม่เรียบร้อย

9. แฟ้มภาษีและประกันสังคม

จัดทำแฟ้มเรียงเป็น

• ภ.ง.ด. 1
• ภ.ง.ด. 3
• ภ.ง.ด. 53
• ภ.พ. 30
• ประกันสังคม

โดยจัดเรียงเป็นหมวด และแต่ละหมวดเรียบเรียงเป็นเดือนโดยเรียงจากวันที่น้อยไปหาวันที่มากทำเป็นแฟ้มๆไป

10. แฟ้มทะเบียนทรัพย์สิน

ต้องมีเอกสารหลักฐานแนบ ดังนี้คือ

1. สำเนาใบกำกับภาษีหรือเอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการซื้อทรัพย์สิน (โดยจัดเรียงตามวันที่ที่ซื้อ เรียกจากน้อยไปหามาก)

2. ใบเซ็นต์อนุมัติเกี่ยวกับการจัดซื้อทรัพย์สิน

11. แฟ้มหนังสือรับรอง

การถูกหัก ณ ที่จ่าย จัดเก็บเรียงตามวันที่ที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหามาก โดยจัดเรียงเป็นเดือนๆ

12. แฟ้มหนังสือรับรอง

การหัก ณ ที่จ่าย จัดเก็บเรียงตามวันที่ที่หัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหามาก โดยจัดเรียงเป็นเดือนๆ

13. แฟ้มเงินทดลองจ่าย

กรณีมีการชำระเงินล่วงหน้าเงินเป็นก้อนใหญ่ และเป็นการเบิกเงินที่อยู่นอกเหนือการเบิกเงินสดย่อย โดยให้มีใบปะหน้าคุมว่าใครมีการเคลียร์แล้ว หรือยังไม่ได้เคลียร์

14. แฟ้มสินค้า

จัดให้มีเอกสารภายในแต่ละแฟ้ม ดังนี้คือ

1.ใบสั้งซื้อสินค้า

2.สำเนาใบกำกับภาษี โดยมีรายละเอียดของสินค้า,ราคา,ราคา/หน่วย และยอดรวมของสินค้า

3.ทะเบียนการคุมซื้อสินค้า

4.ใบส่งของ

*โดยเอกสารแต่ละใบต้องมีลายเซ็นต์การอนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง

15. แฟ้มข้อมูลกิจการ

ใช้สำหรับเก็บเอกสารสำคัญของกิจการ ที่ไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย โดยเอกสารที่เก็บอยู่ในแฟ้มนี้ได้แก่

• หนังสือรับรองบริษัท
• เอกสารจดทะเบียนบริษัท
• สำเนารายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)
• เอกสารการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.01,ภ.พ.20)
• แผนผังองค์กร
• รายงานการประชุมบริษัท
• งบการเงินของบริษัท
• แบบนำส่งภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50/ภ.ง.ด.51)
• สัญญาต่างๆที่สำคัญ

ที่มา เพจ บัญชีคลับ