ไม่ว่าธุรกิจประเภทใดก็ต้องมีการจัดซื้อ ไม่ว่าจะเป็นซื้อสินค้าเพื่อนำมาขายต่อ ซื้อวัตถุดิบเพื่อมาผลิต หรือซื้อสินค้าเพื่อให้บริการลูกค้า แม้ว่าวัตถุประสงค์มีความแตกต่างกัน แต่ก็ต้องมีการบริหารจัดซื้อที่ดีเหมือนกัน เพื่อให้มีสินค้าพร้อมขาย มีวัตถุดิบเพียงพอในกระบวนการผลิต หรือ มีสินค้าพร้อมให้บริการลูกค้า และที่สำคัญคือทำให้มีเงินเพิ่มขึ้นด้วย
ในปัจจุบันธุรกิจต้องเผชิญการแข่งขันสูง หลายธุรกิจพยายามที่จะลดต้นทุนด้วยการเลือกวิธีจัดซื้อในปริมาณที่น้อย เพื่อลดต้นทุนการจัดเก็บ โดยทำงานร่วมกับธุรกิจที่ผลิตสินค้าให้ วางแผนจำนวนสินค้าที่ต้องการเพื่อให้ผลิตและส่งมอบต่อมาให้สอดคล้องกับกระบวนการผลิต ขณะที่บางธุรกิจก็เลือกใช้วิธีการจัดซื้อในปริมาณมากๆ เนื่องจากต้นทุนที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็น ต้นทุนการขนส่ง ต้นทุนการจัดเก็บ จะถูกเฉลี่ยด้วยสินค้าจำนวนมาก ทำให้ต้นทุนที่เกี่ยวข้องต่างๆ ต่อหน่วยต่ำ อย่างไรก็ตาม ทั้งสองวิธีนี้ก็มีทั้งข้อดีและข้อเสีย อีกทั้งการนำไปใช้ก็ต้องพิจารณาจากลักษณะเฉพาะของแต่ละธุรกิจด้วย
ธุรกิจซื้อมาขายไป มีทั้งที่เป็นการซื้อมาจากผู้ผลิตเพื่อนำมาขายต่อคราวละมากๆ ที่เรียกกันว่า ผู้ค้าส่ง หรือผู้ค้าคนกลาง และที่เป็นการซื้อมาจากผู้ค้าส่งเพื่อนำมาขายปลีกแก่ผู้ใช้สินค้า การจัดซื้อสินค้าเพื่อนำมาขายของธุรกิจซื้อมาขายไปนี้มักจะเรียกกันว่า การบริหารสินค้าคงคลัง ธุรกิจซื้อมาขายไปยังมีทั้งแบบมีหน้าร้านและไม่มีหน้าร้านด้วย ทำให้วิธีการบริหารการจัดซื้อนั้นก็แตกต่างกันออกไป โดยทั่วไปแล้วมักจะต้องมีสินค้าจำนวนหนึ่งเอาไว้ให้ผู้ซื้อได้ทดลองหรือพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ ซึ่งปัจจัยที่ต้องพิจารณาประกอบด้วย ลักษณะเฉพาะต่างๆ ของทั้งตัวสินค้า ขั้นตอนการผลิตและจัดส่ง และพฤติกรรมการซื้อ
สินค้าบางชนิดมีอายุสั้น การจัดซื้อด้วยวิธีซื้อจำนวนมากต่อครั้งอาจกลายเป็นปัญหา เพราะสินค้าอาจหมดอายุก่อนที่จะขายได้ ทำให้ต้องขาดทุนกับสินค้าส่วนที่เหลือนั้น สินค้าบางอย่างมีขั้นตอนการผลิตที่ใช้ระยะเวลายาวนาน อาจจะใช้เวลาเป็นเดือนอีกทั้งกว่าจะขนส่งมาถึง ส่วนพฤติกรรมการซื้อของผู้บริโภคก็แตกต่างกันไปตามประเภทสินค้าเช่นกัน บางชนิดผู้ซื้อซื้อครั้งละไม่มากแต่ซื้อบ่อย ขณะที่บางอย่างผู้ซื้ออาจซื้อครั้งละจำนวนมากแต่ไม่ซื้อบ่อย
จากลักษณะเฉพาะต่างๆ นี้ ธุรกิจจะต้องประเมินเป็นกระบวนการ ตั้งแต่สินค้าเริ่มผลิตจนสินค้าผลิตสำเร็จและขนส่งมาถึง การซื้อของผู้ซื้อเป็นอย่างไร ในแต่ละช่วงใช้ระยะเวลาเท่าได เพื่อที่จะได้กำหนดปริมาณที่จะสั่งซื้อในแต่ละครั้ง และกำหนดช่วงระยะเวลาในการสั่งซื้อครั้งต่อไป เพื่อให้มีสินค้าเพียงพอกับความต้องการ
ธุรกิจการผลิต จะเป็นการจัดซื้อวัตถุดิบเพื่อนำมาผลิตหรือแปรรูปเป็นสินค้าสำเร็จรูป โดยทั่วไปมีการพิจารณาคล้ายกับธุรกิจซื้อมาขายไป โดยจะต้องประเมินว่าขั้นตอนการผลิตสินค้าใช้ระยะเวลานานเท่าไหร่ ผลิตสินค้าแต่ละรอบใช้วัตถุดิบแต่ละอย่างมากน้อยเพียงใด เพื่อที่จะได้จัดซื้อวัตถุดิบได้ในปริมาณที่เพียงพอกับระดับการผลิต ขณะเดียวกัน ก็ต้องประเมินทางฝั่งผู้ซื้อ ซึ่งอาจจะเป็นพ่อค้าคนกลางที่เป็นตัวแทนจำหน่าย หรือร้านค้าปลีก ว่ามีพฤติกรรมการสั่งซื้ออย่างไร เพื่อจะได้จัดซื้อวัตถุดิบมาผลิตสินค้าได้ในปริมาณที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้ซื้อด้วย
ธุรกิจบริการ จะเป็นการซื้อสินค้าที่นำมาใช้ในการบริการให้แก่ลูกค้า ผู้บริหารต้องประเมินว่าลูกค้าเข้ามาใช้บริการในแต่ละครั้งต้องใช้สินค้าเป็นจำนวนเท่าใด และจำนวนลูกค้าในแต่ละช่วงเวลา เช่น แต่ละวัน หรือ แต่ละเดือน นั้นต้องใช้สินค้าเป็นจำนวนเท่าใด เพื่อจะได้จัดซื้อมาให้มีจำนวนเพียงพอ สินค้าสำหรับธุรกิจบริการมีทั้งสินค้าที่มีอายุยาวและอายุสั้น การจัดซื้อต้องพิจารณาแยกกันตามปัจจัยต่างๆ ที่ได้กล่าวไปแล้ว
การบริหารการจัดซื้อที่ดีนั้น เป็นการบริหารที่ต้องดำเนินการต่อเนื่อง เนื่องจากสภาวะทางธุรกิจหรือสภาพแวดล้อมต่างๆ สามารถเปลี่ยนแปลงได้เสมอ ไม่ว่าจะเป็นการขยายธุรกิจ ก็ต้องจัดซื้อสินค้าเพื่อรองรับ หรือเกิดเหตุการณ์ที่ไม่อาจควบคุมได้ เช่น ฝนตกหนัก น้ำท่วม ไฟดับ หรือ การชุมนุมประท้วง เป็นต้น ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อผู้ที่ผลิตสินค้าให้กับเราหรือส่งผลกระทบต่อเราโดยตรง และทำให้กระบวนการต่างๆ อาจสะดุดลง เกิดความเสียหายมากมาย ดังนั้น การบริหารการจัดซื้อจึงไม่ใช่แค่พยายามทำให้สินค้าที่ซื้อมามีต้นทุนที่ต่ำที่สุดเท่าที่จะทำได้ หรือเลือกใช้วิธีใดที่วิธีหนึ่งเพียงวิธีเดียวไปตลอด ผู้บริหารต้องติดตามสถานการณ์ต่างๆพร้อมกับเตรียมวิธีการหรือแผนสำรองที่เหมาะสมเอาไว้ด้วย
เมื่อเราสามารถบริหารการจัดซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว นอกจากทำให้ธุรกิจของเราดำเนินการได้อย่างราบรื่นแล้ว ผลประโยชน์ที่จะได้เพิ่มอีกอย่างก็คือ ปริมาณเงินที่ต้องใช้ไปกับการจัดซื้อลดลง เนื่องจากกระบวนการต่างๆ ได้มีการวางระบบไว้เป็นอย่างดี การจัดซื้อจะเกิดขึ้นในปริมาณที่เพียงพอกับความต้องการเท่านั้น ทำให้ไม่เกิดปัญหาการจัดซื้อที่มากเกินไป ซึ่งทำให้จ่ายเงินมากเกินไปโดยไม่จำเป็น อีกทั้งทำให้มีเงินเหลือไว้เพื่อจัดซื้อเพิ่มเติมในสถานการณ์พิเศษได้
ผู้บริหารส่วนใหญ่มักจะมองข้ามการจัดซื้อไป แล้วไปให้ความสำคัญในภาพใหญ่กับการขยายธุรกิจหรือในด้านการตลาดเพื่อหวังที่จะประสบความสำเร็จให้ได้อย่างรวดเร็ว ทำให้หลายครั้งที่ธุรกิจเกิดปัญหาจากการที่จัดซื้อเป็นจำนวนมากเกินไป อีกทั้งยังอาจเกิดความผิดพลาดอื่นๆ ที่เกี่ยวกับการจัดซื้ออีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นสินค้าที่ได้มาไม่ตรงกับความต้องการ สินค้ามีความเสียหาย และยังเป็นช่องทางให้พนักงานทุจริตได้ ซึ่งหากผู้บริหารละเลยไปเป็นเวลานาน ปัญหาอาจจะสะสมจนทำให้ธุรกิจถึงขั้นปิดกิจการได้เลยทีเดียว
ที่มาโดย : วิทยา องค์วิริยะพันธ์ www.smethailandclub.com
