บริษัท อี-บิซิเนส พลัส จำกัด - การขอสวัสดิการ,สวัสดิการของพนักงาน,สวัสดิการพนักงาน,คำนวณเงินสวัสดิการ,ค่าอุบัติเหตุ,ค่ารักษาพยาบาล,ค่าคลอดบุตร,ค่าเล่าเรียนบุตร,ค่าทำฟัน,ผู้ป่วยใน,ผู้ป่วยนอก,เบิกค่าสวัสดิการ

ระบบส่งใบจ่ายเงินเดือน
และรายงานโดยจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
Business Plus e-PaySlip

ระบบส่งใบจ่ายเงินเดือนและรายงานโดยจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

Business Plus e-Payslip ระบบส่งใบจ่ายเงินเดือนและรายงานโดยจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

    ระบบโปรแกรม e-Payslip เป็นโปรแกรมเสริมที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลในการพิมพ์ใบจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน ซึ่งเดิม พิมพ์เอกสารในรูปแบบกระดาษหรือซองเงินเดือนปิดผนึก เปลี่ยนเป็นให้โปรแกรมพิมพ์เป็นรูปแบบ Electronic File และส่ง E-Mail ให้พนักงานได้ทันที โดยพนักงานแต่ละคนจะมีรหัสลับเพื่อความปลอดภัยในการเปิดเข้าดูข้อมูลเงินเดือน ซึ่งเป็นความลับเฉพาะคนและความลับขององค์กร นอกจากนั้นยังสามารถส่งเอกสารหรือรายงานอื่นๆ ให้พนักงานทาง E-Mail ได้ทำนองเดียวกับใบจ่ายเงินเดือน

1. คุณสมบัติด้านการติดตั้ง e-Payslip

    ระบบ e-Payslip ใช้งานได้ง่าย โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม เพียงแค่ท่านมีลิขสิทธิ์ของโปรแกรมe-Payslip และขั้นตอนการตั้งค่าของระบบ มี 2 ขั้นตอน ดังนี้

  • ระบบ e-PaySlip สามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรมเงินเดือนเวอร์ชั่น 5.1 ขึ้นไป เพียงท่านทำการลงทะเบียนโปรแกรมเงินเดือนตามลิขสิทธิ์ที่ซื้อระบบไว้ ก็สามารถใช้งานได้ทันทีโดยที่ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่ม
  • ตั้งค่าระบบ E-Mail ก่อนเริ่มใช้งานได้ง่ายและสะดวก รวดเร็ว กรณีที่ผู้ใช้งานไม่มี Mail Server ก็สามารถใช้ Mail Free ทั่วไปเป็นโปรแกรมจัดการอีเมล์สำหรับรับและส่ง E-Mail ได้

2. คุณสมบัติด้านการทำงานระบบ e-Payslip

    ระบบ e-Payslip ได้ถูกทำการพัฒนาขึ้นมาเพื่อให้ใช้งานได้ง่ายสะดวกและรวดเร็ว โดยเพียงทำการตั้งค่าพื้นฐานของระบบเพื่อใช้งานในครั้งแรกเพียงครั้งเดียวเท่านั้น ซึ่งในเดือนถัดไปก็สามารถใช้งานได้ต่อเนื่องโดยที่ไม่ต้องตั้งค่าใหม่ รวมทั้งเมนูการทำงานที่ชัดเจน และขณะที่ ทำการส่ง E-Mail ให้กับพนักงาน ระบบจะแจ้งสถานะในการส่งเอกสารเป็น Log File เพื่อสะดวกในการตรวจสอบ

  • โปรแกรมจะทำการพิมพ์เอกสารตามรูปแบบรายงานในโปรแกรมเงินเดือน โดยพิมพ์เป็นรูปแบบ PDF File เช่น ใบจ่ายเงินเดือน, รายงานสรุปสถิติการมาทำงาน, หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย 50 ทวิ เป็นต้น
  • สามารถทำการกรองข้อมูลในการส่งเอกสารโดยสามารถเลือกได้ว่าต้องการส่งทั้งบริษัท, เฉพาะสาขา, เฉพาะแผนก หรือส่งเฉพาะพนักงานบางท่าน หรือกรณีส่งเพิ่มเติมให้พนักงาน
  • สามารถตั้งค่าเพื่อกำหนดสิทธิให้กับผู้ใช้งานในการส่งเอกสารทาง E-Mail และกำหนดสิทธิในการแก้ไข E-Mail ในแฟ้มประวัติพนักงาน เพื่อป้องการความปลอดภัยข้อมูลพนักงานได้
  • เพื่อความสะดวกและมีหลักฐานในการตรวจสอบ โปรแกรมจะมี Log File เก็บรายละเอียดความถูกต้องสมบูรณ์ในการส่งข้อมูลทุกรายการโดยแยกแฟ้มให้อัตโนมัติอย่างเป็นระบบ
  • โปรแกรมจะทำการส่งเอกสารให้กับพนักงานที่ระบุ E-Mail ถูกต้องเท่านั้น พร้อมกับสามารถตรวจสอบและแสดงให้ทราบว่า E-Mail ของพนักงานท่านใดที่ไม่ถูกต้อง เพื่อกลับมาแก้ไขและส่งใหม่ได้
  • มีระบบป้องกันการเปิดรายงานจากบุคคลอื่นด้วยรหัสลับเฉพาะบุคคลเนื่องจากใบจ่ายเงินเดือนที่ส่งให้กับพนักงาน นั้นเป็นเอกสารสำคัญซึ่งป้องกันเฉพาะเจ้าของเอกสารเท่านั้น ถึงจะเปิดได้ โดยสามารถกำหนดรูปแบบรหัสลับผสมผสาน ข้อมูลส่วนตัวของพนักงานได้ถึง 7 ชนิด ขึ้นอยู่กับนโยบายบริษัทที่จะกำหนดให้ข้อมูลใดนำมาใช้ในการเปิดเอกสาร และสามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อนโยบายบริษัทเปลี่ยนแปลง
  • หลังจากได้รับใบจ่ายเงินเดือนทาง E-Mailเรียบร้อยแล้วพนักงานก็จะสามารถเปิดดูใบจ่ายเงินเดือน (Slip) ได้ ซึ่งก่อนเปิดจะต้องทำการระบุรหัสลับให้ถูกต้องตามที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้กำหนดไว้ ระบบจึงจะแสดงข้อมูลในรายงาน แต่ถ้าระบุไม่ถูกต้องก็จะไม่สามารถดูข้อมูลในรายงานได้
  • สามารถตั้งค่าให้โปรแกรมทำการเปลี่ยน นามสกุล File .PDF เป็น .PDF_ เพื่อให้ไม่ถูก กำจัดออกจาก Mail Server เมื่อผู้ใช้งานได้รับMail เพียงเปลี่ยนนามสกุล File จาก .PDF_ เป็น .PDFก็สามารถเปิดอ่านเอกสารได้

ความคุ้มค่าของการนำระบบ e-Payslip มาใช้งานในองค์กร

    ระบบ e-PaySlip ให้ความคุ้มค่าในการลงทุนสำหรับองค์กรให้ความคุ้มค่า ในการใช้งานสำหรับ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานช่วยลดต้นทุน ประหยัดค่าใช้จ่ายระยะยาว ช่วยประหยัดเวลา เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มภาพลักษณ์ความทันสมัยให้องค์กร

  1. ช่วยลดต้นทุนและประหยัดค่าใช้จ่ายระยะยาว
    1. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อกระดาษ ใบจ่ายเงินเดือนหรือซองปิดผนึก
    2. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อหมึกพิมพ์ และประหยัดค่าซ่อมแซมเครื่องพิมพ์
    3. ประหยัดค่าใช้จ่ายการทำงานล่วงเวลา
    4. ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร
    5. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการส่ง เอกสารให้พนักงาน ที่ทำงานนอกสำนักงาน หรือสาขาต่างๆ

  2. ช่วยประหยัดเวลาของฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงาน
    1. ลดระยะเวลาในการดำเนินการ เช่น การรอพิมพ์เอกสาร, การปิดผนึกซองใบจ่ายเงินเดือน เป็นต้น
    2. ลดระยะเวลาการแจกใบจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน หรือเซ็นรับเอกสารทีละคน เปลี่ยนเป็นรูปแบบของการส่งทาง E-Mail
    3. ลดการผิดพลาดในการแจกใบจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน ผิดคนหรือหลีกเลี่ยงกรณีพนักงานไม่ได้รับใบจ่ายเงินเดือน
    4. สามารถส่งใบจ่ายเงินเดือนให้พนักงานรายบุคคลได้ทันที ในกรณีพนักงานเฉพาะท่าน ร้องขอให้ทำการส่งใหม่ได้

  3. ช่วยเพิ่มความสะดวก, รวดเร็ว ในการทำงาน
    1. ช่วยให้การทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลสะดวก รวดเร็วขึ้นกว่าเดิม
    2. ช่วยให้การเก็บเอกสารง่ายและสะดวกขึ้น ในรูปแบบ Electronic File และเป็นการเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บเอกสาร
    3. ช่วยให้พนักงานที่ต้องทำงานนอกสำนักงาน หรือสาขาต่างๆ ได้รับใบจ่ายเงินเดือน รวดเร็ว ทันเวลาไม่ต้องรอเข้ามารับเอกสารที่สำนักงาน หรือรอรับเอกสารที่ส่งมาจากสำนักงาน

  4. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และเพิ่มภาพลักษณ์องค์กร
    1. ความปลอดภัยในเรื่องความลับของข้อมูล ในรูปแบบใหม่เป็น Electronic File
    2. ช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีเวลามากขึ้น สามารถพัฒนาองค์กรได้มากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้องค์กร
    3. ช่วยเพิ่มภาพลักษณ์ให้องค์กร ด้วยการ นำเทคโนโลยีสมัยใหม่มาใช้ในองค์กร